Sociale Forhold Og Beskæftigelse, Aarhus Kommune, søger en serviceminded, engageret og initiativrig chefsekretær til betjening af driftschefen for Unge, Job og Uddannelse og stabschefen i Fagligt Sekretariat. 

Om jobbet:
Brænder du for at understøtte chefer på social- og beskæftigelsesområdet, og vil du være med til at drive en bred vifte af opgaver sammen med andre i et fagligt sekretariat på social- og beskæftigelsesområdet i landets næststørste kommune? Er du struktureret, servicemindet, udadvendt og nyder at være på forkant med tingene.
Så er du netop den medarbejder og kollega, vi søger. 

Til gengæld kan vi tilbyde dig en spændende og fagligt udviklende hverdag, hvor du er en del af en dynamisk og velfungerende stab med mange fagligheder.
Du kommer tæt på ledelsesopgaven og bliver en vigtig brik i at få det daglige arbejde for cheferne til at fungere – og hvor det er både sjovt og udfordrende at gå på arbejde. 

Sociale Forhold og Beskæftigelse i Aarhus Kommune søger en chefsekretær i den centrale stabsenhed ”Fagligt Sekretariat”.
Fagligt Sekretariat består af fire kontorer, hvor du tilknyttes kontoret Borgerkontakt og Administration.
Det er en fast stilling, og ønskes besat pr.
1.
august 2024.   

Din primære opgave er funktionen som chefsekretær for henholdsvis driftschefen for Unge, Job og Uddannelse og stabschefen for Fagligt Sekretariat.
Derudover vil du varetage andre administrative opgaver i Fagligt Sekretariat.
Opgaver du selv kan præge.
Du vil indgå i et team af chefsekretærer og i et tæt samarbejde med øvrige personalegrupper, herunder særligt PA for driftschefen for Unge, Job og Uddannelse.
Du vil få et alsidigt spænd af opgaver, og din arbejdsdag vil ofte være uforudsigelig.   

Dine opgaver vil bl.a.
bestå i: 

• Chefsekretær for driftschefen for Unge Job og Uddannelse og Stabschef for Fagligt Sekretariat 
• Kalenderstyring  
• Mødeforberedelse og mødebooking 
• Skriftlighed, fx udkast til mails mv. 
• Holde snor i processer, komplekse sager mv. 
• Større og mindre ad hoc-opgaver, diverse administrative opgaver mv. 

 Dine opgaver vil løbende kunne blive tilpasset afhængig af behovet.
Du refererer personalemæssigt til kontorchefen i Borgerkontakt og Administration. 

Din profil:
Der er tale om en spændende stilling, hvor opgaver og opgavefokus ofte ændrer sig, og hvor tempoet kan være højt.
Det er derfor vigtigt, at du har et godt overblik og arbejder systematisk og struktureret i din opgaveløsning. 

Det forventes, at du følger selvstændigt op på det, som kalder på opmærksomhed og bidrager til at styre opgaverne i mål.
Det betyder, at du på en gang er vedholdende og samarbejdende.  

Da du kommer til at samarbejde med mange, forskellige kollegaer og chefer, er det vigtigt, at du har stærke relationelle kompetencer, og at du sætter en ære i at hjælpe og samarbejde med andre.  

Vi forestiller os at du: 

• Har en relevant kontoruddannelse – fx kontorassistent eller administrationsbachelor  
• Er god til planlægning og koordinering med blik for både detaljen og helheden 
• Er ansvarsfuld, selvstændig og kan håndtere komplekse opgaver 
• Har forståelse for din position og mestrer omgangen med fortrolige rum og oplysninger 
• Er initiativrig samt handlings- og løsningsorienteret 
• Udviser proaktivitet 
• Er en rollemodel for samarbejde og markerer dig hurtigt som en ”to-go-to”-person 
• Er god til at skrive med blik for modtageren, altså forståeligt, korrekt og imødekommende 
• Synes det er sjovt at arbejde med mange bolde i luften på samme tid 
• Trives med en afvekslende, ofte travl og uforudsigelig hverdag 

Du har ikke nødvendigvis erfaring med administrativ ledelsesunderstøttelse i en politisk styret organisation, men kan tilegne dig forståelsen for det at kunne agere heri.
Bl.a.
at kunne prioritere og have blik for håndtering af interessenter m.v.
Du vil naturligvis blive introduceret grundigt til stillingen. 

Derfor skal du vælge os:
Du bliver en del af en spændende arbejdsplads og et stærkt fagligt miljø i en af landets største kommuner.
Derudover bliver du en del af et stærkt kollegaskab i kontoret og i staben.
Kontoret Borgerkontakt og Administration består af 17 medarbejdere og vi er ca.
85 samlet set i Fagligt Sekretariat, med en god blanding af bl.a.
kontoruddannede og akademikere.
Vi er ambitiøse, fleksible, har en uformel omgangstone med plads til humor og gode snakke om det, der rører sig i vores hverdag.
Vi er et kontor og en stab, hvor vi bakker hinanden op, og hvor alle hjælper, når det brænder på.
Vi arbejder løbende på at udvikle vores praksis både individuelt og i fællesskab, og der er god mulighed for at udvikle sig fagligt og personligt i stillingen.  

Løn og ansættelsesvilkår:
Løn og ansættelsesvilkår vil være i henhold til HK Kommunal overenskomst.
Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med HK Kommunal på baggrund af kvalifikationer. 

Arbejdspladsen er lokaliseret centralt i Aarhus på Jægergården, Værkmestergade 15B (bag Bruuns Galleri). 

Stillingen er en fast stilling på 37 timer pr.
uge og ønskes besat pr.
1.
august 2024. 

Hvis du vil vide mere:
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til kontorchef Peter Risvig på risvig@aarhus.dk eller telefon 29 28 46 07.

Ansøgning
Din ansøgning med bilag skal sendes elektronisk senest torsdag 16.
maj 2024.
Samtaler afholdes onsdag 29.
maj 2024. 

Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning.
Alle felter med * skal udfyldes.
Først når du har modtaget en kvittering pr.
e-mail, har vi modtaget din ansøgning. 

Aarhus Kommune ser mangfoldighed som en styrke.
Vi opfordrer derfor alle uanset alder, køn, religion eller nationalitet til at søge.

Om os
Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse yder hjælp til kommunens borgere på social- og beskæftigelsesområdet.
Magistratsafdelingen er organiseret i seks driftsområder og beskæftiger samlet omkring 4.000 medarbejdere. 

Sociale Forhold og Beskæftigelse er ansvarlig for kommunens tilbud til personer med handicap, sindslidende, misbrugere samt udsatte børn og unge.
Sociale Forhold og Beskæftigelse er også ansvarlig for tilbud til ledige og borgere, der er i risiko for at miste tilknytningen til arbejdsmarkedet.
Det kan blandt andet være kontanthjælpsmodtagere, revalidender, førtidspensionister, sygedagpengemodtagere samt nyankomne flygtninge og indvandrere.
Fagligt Sekretariat er en stabsenhed med fire kontorer, der understøtter, forvaltningsledelsen, driftsområderne og det politiske niveau.
Arbejdsstedet for Fagligt Sekretariat er Jægergården (bag Bruuns Galleri). 


Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os.
Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.    

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre.
Vi har ambitioner for byen – og for dig.
Kom og vær med!
 

Leder- og medarbejderroller 
I vedlagte link finder du de fælles Leder- og medarbejderroller i Aarhus Kommune: 
https://aarhus.dk/job/den-attraktive-arbejdsplads/ 
 
De fælles leder- og medarbejderroller giver et blik på de forventninger, der stilles til dig, når du som leder eller medarbejder i Aarhus Kommune skal løse den fælles kerneopgave.
Ved at synliggøre de forventninger, der stilles – om du er leder eller medarbejder – håber vi på, at vi sammen kan fastholde et godt arbejdsmiljø, en attraktiv arbejdsplads og en kultur med troværdighed, respekt og engagement 

 

16-05-2024